América Latina. Pense em uma reunião de trabalho cara a cara que tenha sido desenvolvida com sucesso e deixe de pensar por que foi um sucesso? É por causa da capacidade de compartilhar idéias em um quadro-negro? Ou é fácil entender os membros quando se encontram pessoalmente?

Esses recursos não precisam desaparecer quando uma videoconferência ou reunião virtual é realizada, se a plataforma apropriada for escolhida. Reuniões bem sucedidas em linha devem ter todos os elementos que permitem aos trabalhadores se sentir produtivos, estabelecer relacionamentos em equipe e avançar com seus processos de trabalho. Eles só precisam saber quais recursos realmente serão habilitados para esse tipo de reuniões e depois procurarão um serviço que os ofereça.

De acordo com um estudo recente da Society for Human Resource Management, quase metade das empresas (46%) globalmente realizam videoconferências para aumentar a produtividade de seus funcionários. No entanto, hoje, um grande número de equipes de trabalho que não estão no mesmo espaço de trabalho continuam a lutar para se manter conectado. Muitos ainda se sentem isolados e desconectados, o que pode prejudicar o sucesso do trabalho em equipe. Por sua vez, o mesmo estudo ressalta que 86% de funcionários menciona que a falta de colaboração, a comunicação ineficaz e a falta de ferramentas adequadas aumentam as falhas e as distrações no trabalho, então as organizações devem saber que a colaboração é um facilitador chave para atingir qualquer objetivo que tenha sido desenhado.

Então, o que é preciso para que as equipes virtuais atinjam o seu potencial? Como nos certificamos de que estão mentalmente presentes e comprometidos quando não estão todos na mesma sala? A BroadSoft considera os seguintes elementos-chave para realizar reuniões virtuais bem-sucedidas:

Vídeo: O principal fator a considerar, à procura de vídeo HD de alta qualidade (1080p), é a única maneira de capturar todas as expressões faciais e outros detalhes que seriam vistos pessoalmente em uma reunião. O ambiente desempenha um papel crítico em qualquer reunião, a linguagem corporal dos membros é importante para reforçar as mensagens que são emitidas, caso contrário, pode haver uma comunicação ineficaz ou fraca. Além disso, é importante considerar a rede que será usada ao fazer uma reunião virtual, pois isso depende de uma boa experiência de vídeo. A solução que você usa deve garantir que cada participante receba o ótimo vídeo.

Conteúdo compartilhado e interativo: outra dificuldade comum é não ser capaz de colaborar de todas as maneiras que os participantes desejam, como chat, compartilhamento de desktop, documentos e reprodução de arquivos multimídia ao mesmo tempo. Isso parece óbvio, mas muitas organizações tropeçam ao escolher uma solução de colaboração que suporta, por exemplo, apenas alguns formatos de arquivos multimídia ou apenas compartilhamento de tela única. Quando as ferramentas de colaboração são limitadas, o tempo durante as reuniões é desperdiçado se os participantes acharem que a solução não é compatível com o formato de vídeo que eles querem jogar ou que não podem anotar aplicativos ao vivo.

Mensagens instantâneas: durante as reuniões é necessário ter maneiras rápidas e imediatas de se comunicar sem interromper o fluxo da chamada ou a pessoa falando. Mesmo quando silenciados, todos podem participar ativamente, fazer perguntas e expressar suas opiniões. Uma ferramenta adicional que permite essa possibilidade gerará uma sinergia de trabalho que otimizará o tempo e tornará o objetivo da reunião mais fácil de alcançar.

Uma reunião de trabalho excelente e produtiva pode ter um impacto positivo em qualquer empresa ou empresa; a colaboração virtual deve permitir que você interaja com seus colegas ou parceiros exatamente da mesma forma que uma reunião cara a cara; só é necessário ter o sistema adequado para que isso seja realizado. Quando as reuniões são mais interativas e as pessoas estão atentas, os problemas relacionados ao desenvolvimento de múltiplas tarefas e à falta de participação podem ser eliminados ou reduzidos significativamente, o que leva a uma maior produtividade e a resultados em reuniões mais bem-sucedidas.

Texto escrito por Bárbara Ferguson, Gerente Sênior de Marketing de Produtos da BroadSoft.

Richard St.
Autor: Richard St.
editor
Jornalista da Universidade de Antioquia (2010), com experiência em tecnologia e economia. Editor das revistas TVyVideo + Radio e AVI Latin America. Coordenadora Acadêmica da TecnoTelevisión & Radio.

comentários

Paul Nunesdea
# Paul Nunesdea 23-11-2017 08:37
Um excelente artigo, podemos até ter reuniões híbridas, isto é, uma sala de aula mista e distância, mas na qual não há diferença na modalidade de participação dos participantes graças aos elementos 3: visualizar, compartilhar e interagir (VCI).
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